Du sollst klar Formulieren - Sie haben es mit Personen zu tun
E-Mails sind oft so schlecht geschrieben, dass es ein Erstklässler
besser könnte. Einige Leute fühlen sich durch solch schlampig
verfasste Nachrichten gekränkt. Und sie sprechen auch nicht für
den Sender. Man soll deshalb die Nachricht vor dem Senden gut durchlesen.
Achten Sie auf Rechtschreibfehler, Stil und klare Formulierung. Vermeiden
Sie verbale Entgleisungen. Formulieren Sie so, als ob Sie der Person,
der Sie schreiben, gegenüber säßen. Vergreifen Sie sich
nicht im Ton.
Fassen Sie sich kurz
Mark Twain entschuldigte sich einst beim Empfänger eines langen
Briefes, er hätte einen kürzeren geschrieben, wenn er mehr
Zeit gehabt hätte. Das ist witzig, aber auch richtig: Das Verfassen
kurzer, konzentrierter E-Mail-Nachrichten dauert seine Zeit. Doch der
Empfänger braucht auch Zeit, wenn er eine ellenlange Nachricht
durchlesen muss.
Treffende Überschriften, maßvolle Formatierungen
Die "Subjekt- oder Betreff- Zeile" einer Nachricht sollte
möglichst viel über den Inhalt verraten - nicht aber der Inhalt
sein! Der eigentliche Text sollte durch kurze Absätze gegliedert
sein, einfache Effekte wie fette Formatierung sind hilfreich. GROSSBUCHSTABEN
sind Ausdruck besonderer Betonung, werden aber auch als "schreien"
angesehen und sollten daher nur sparsam verwendet werden.
Abkürzungen in E-Mails bzw. Artikeln
Wenn Sie Abkürzungen verwenden, sollten diese der angeschriebenen
Person bzw. dem Personenkreis bekannt sein. Ansonsten sollten sie erklärt
werden.
Humor, Ironie und Sarkasmus
Ein ironischer Unterton ist aus einer Nachricht schwer herauszuhören.
Wenn Sie dem Empfänger nicht bekannt sind, kann dieser Sie noch
nicht einschätzen. Abhilfe können hier Smilies bzw. Emoticons
(von emotion=Gefühl, icon=Symbol) bieten.
Briefpapier und Bilder
Farbig untermalte Texte und mit Bildern geschmückte E-Mails
sind von vielen ungeliebter "Müll" und werden als Unsitte
empfunden. Finden Sie Ihren persönlichen Stil in textlichen Elementen
oder Signatur, aber vermeiden Sie grafische Elemente.
"Signatures" sind wichtig - aber bitte nicht übertreiben
Eine "Signature" am Ende der Nachricht entspricht dem
Absender auf Briefen und sollte keinesfalls fehlen. Diese Signature
sollte Namen, Position und elektronische Adresse enthalten, auch Angaben
zum Unternehmen, Post-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer, URL der
eigenen Web-Seite und Hinweise auf die Verwendung von PGP sind üblich
und sinnvoll. Entbehrlich oder gar störend sind Bilder, Werbung
und andere ungebetene Inhalte.
Vertrauliche E-Mails
Die E-Mail geht vom Sender zum Empfänger über zahlreiche
Rechner und man weiß nie, wer die E-Mail tatsächlich abholt
und liest. Es bestehen also genügend Möglichkeiten, dass die
Informationen in falsche Hände gelangen. Überzeugen Sie sich
zuvor beim Empfänger, ob ihm die Übermittlung per Mail Recht
ist. Optimal ist eine Verschlüsselung, sofern die Möglichkeit
dazu bei Sender und Empfänger gegeben ist.
Verwendung von CC: und BCC: - Mails an mehrere Empfänger
Verwenden Sie diese Felder mit Bedacht! Nachrichten an mehrere
Empfänger sind immer heikel, denn einerseits sollte jeder Empfänger
wissen, an wen diese Nachricht noch gesendet wird, andererseits sollten
Sie die Identität der Empfänger schützen. Viele Menschen
sind verärgert, wenn Ihre Mailadresse leichtfertig weitergegeben
wird. Lösen kann man das Problem zum Beispiel dadurch, indem der
Empfängerkreis in der Mail umschrieben wird, ohne die Adressen
aufzulisten.
Gesetzliche Bestimmungen beachten
Achten Sie darauf, dass Sie mit Ihrem Artikel keine Gesetze brechen.
Denken Sie auch an folgenden Effekt: Das, was im Land des Senders legal
ist, kann im Land des Empfängers durchaus illegal sein.
E-Mails zeitnah beantworten
Jeder weiß, wie beschäftigt und wichtig jeder ist. Doch
niemand hat deswegen das Recht, ein Mail zu ignorieren (ausgenommen
Massen-Mails) oder nicht zeitgerecht darauf zu antworten. Wenn die Erledigung
der Mail nicht zeitnah (üblicherweise binnen einem Geschäftstag)
möglich ist, so teilen Sie dem Absender dies mit. Nur so weiß
dieser auch, dass die Mail angekommen ist und nicht unterwegs verloren
ging.
Antworten auf E-Mails
Verwenden Sie die "Antwort" oder "Reply" Funktion
Ihres E-Mail Programms. Ergänzen Sie den Betreff-Text, wenn Sie
neuen Inhalt in der Antwort schreiben. Bevor Sie ihre Antwort senden,
lesen Sie nochmals die Nachricht, auf die Sie sich beziehen.
Zitieren Sie bei Antworten
Wenn Sie auf E-Mails antworten, wird der ursprüngliche Text
mit einer Markierung eingeblendet. So können Sie z.B. Ihre Antwort
direkt hinter die Frage des Absenders einfügen. Das erspart Zeit
und erleichtert die Übersicht. Unwichtiges aus der ursprünglichen
Nachricht sollten Sie löschen.
Beilagen, Attachments - keine unerwünschten Anhängsel
versenden
Per E-Mail kann man auch Fotos, kurze Videosequenzen, MP3-Files
(Musikfiles) und anderen Inhalt versenden, indem man diese an die Nachricht
anhängt (ein sogenanntes Attachment). Viele E-Mail-Systeme beschränken
deren Menge und Größe oder verhindern den Zugriff auf bestimmte
Dateiformate wegen der Gefahr von gefährlichen Inhalten. Versendung
daher nicht ohne Einverständnis des Empfängers!
Keine Kettenbriefe weiterleiten
Emails mit Warnungen vor irgendwelchen supergefährlichen Viren,
"Drück-auf-die-Tränendrüse-Mails" oder auch
"Das-Musst-Du-Lesen-Mails" mit angeblich lustigem Inhalt und
der Aufforderung, diese sofort an möglichst viele Freunde und Bekannte
weiterzuleiten, nennt man hoaxes*)
(Hoax = Täuschung, Betrug, Schwindel, Falschmeldung).
Solche Mails sollten unter keinen Umständen an "möglichst
viele Freunde und Bekannte" weitergeleitet werden, denn einziges
Ziel dieser hoaxes ist es, die Mail-Server zu überlasten und damit
Schaden anzurichten. Die sinnvollste Art, mit solchen Mails umzugehen,
ist sie zu ignorieren oder höchstens den Absender (sofern er Ihnen
persönlich bekannt ist) über sein unsinniges Tun in Kenntnis
zu setzen.
