Umsatzsteuerliche Rechnungsmerkmale

Unternehmer sind verpflichtet, anderen Unternehmern auf Verlangen eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen. Um den Vorsteueranspruch nicht zu verlieren, muss der Empfänger die Einhaltung aller Merkmale genau beachten.

§ 11. Ausstellung von Rechnungen

(1) Führt der Unternehmer Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 aus, so ist er berechtigt und, soweit er die Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ausführt, auf Verlangen des anderen verpflichtet, Rechnungen auszustellen.

Diese Rechnungen müssen - soweit in den nachfolgenden Absätzen nichts anderes bestimmt ist - die folgenden Angaben enthalten (zur Kleinbetragsrechnung siehe Abs 6):

Rechnungsmerkmale...

1. den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers; (s.dazu Abs 3 und 4)
2. den Namen und die Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung. (s.dazu Abs 3 und 4)
   Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10 000 Euro übersteigt, ist weiters die dem Leistungsempfänger vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird; (ab 1.7.2006)
3. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung; (s.dazu Abs 4)
4. den Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden (zB Lebensmittellieferungen), genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes, soweit dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt;
5. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 4 [exklusive USt]) und den anzuwendenden Steuersatz, im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt; (s. dazu Abs 5)
6. den auf das Entgelt (Z 5) entfallenden Steuerbetrag. (s. dazu Abs 5)

Weiters hat die Rechnung folgende Angaben zu enthalten:

- das Ausstellungsdatum;
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird; (Auf Grund Erlass BMF vom 18.12.2002 ist hinsichtlich der fortlaufenden Nummer durch den Leistungsempfänger keine Überprüfung vorzunehmen)
- die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (eigene UID) (--> siehe dazu Ausnahme für nichtbuchführungspflichtige Land- und Forstwirte auf Grund Erlass BMF vom 23. Oktober 2002 - hier genügt der Hinweis, dass der Umsatz nach § 22 Abs. 1 UStG 1994 dem Durchschnittssteuersatz von 12% unterliegt - Vermerk: "Durchschnittssteuersatz 12%").
Auf Grund Erlass BMF vom 18.12.2002 wurde vorläufig von der Pflicht zur inhaltlichen Überprüfung der (inländischen) UID abstand genommen.

Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgeltes für eine noch nicht ausgeführte steuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistung (Anzahlung), so gelten die ersten drei Sätze sinngemäß. Wird eine Endrechnung erteilt, so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne des zweiten und dritten Satzes ausgestellt worden sind.

Kleinbetragsrechnungen haben geringere Anforderungen...

(6) Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:

1. Der Name und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers;
2. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung;
3. der Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt;
4. das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe und
5. der Steuersatz.

Die Abs. 4 und 5 sind sinngemäß anzuwenden.

Erläuterungen zu einzelnen Merkmalen (Abs 3 - 5)...

(3) Für die unter Abs. 1 Z 1 und 2 geforderten Angaben (Name und Anschrift) ist jede Bezeichnung ausreichend, die eine eindeutige Feststellung des Namens und der Anschrift des Unternehmens sowie des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung ermöglicht.

(4) Die im Abs. 1 Z 1 bis 3 geforderten Angaben können auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus der Rechnung oder aus anderen Unterlagen gewährleistet ist. Diese Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung vorhanden sein, es sei denn, daß vom Rechnungsaussteller öffentlich kundgemachte Tarife zur Verrechnung kommen.

(5) In einer Rechnung über Lieferungen und sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind die Entgelte und Steuerbeträge nach Steuersätzen zu trennen. Wird der Steuerbetrag durch Maschinen (zB Fakturierautomaten) ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, so ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben ist.

Besonderheit: Bauleistungen und reverse-charge...

(1a) Führt der Unternehmer Leistungen im Sinne des § 19 Abs. 1 zweiter Satz (reverse-charge bei Katalogleistung durch Ausländer) und § 19 Abs. 1a (Bauleistungen) aus, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, ist er zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet. In den Rechnungen ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben und auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen. Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung findet keine Anwendung.
(siehe dazu auch das Informationsblatt Umsatzsteuer bei Bauleistungen ab 1.10.2002)

Rechnungsausstellung durch den Leistungsempfänger (Abrechnung durch Gutschrift)...

(7) Gutschriften, die im Geschäftsverkehr an die Stelle von Rechnungen treten, gelten bei Vorliegen der im Abs. 8 genannten Voraussetzungen als Rechnungen des Unternehmers, der steuerpflichtige Lieferungen oder sonstige Leistungen an den Aussteller der Gutschrift ausführt. Gutschrift im Sinne dieser Bestimmung ist jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, die an ihn ausgeführt wird. Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, soweit der Empfänger der Gutschrift dem in ihr enthaltenen Steuerbetrag widerspricht.

(8) Eine Gutschrift ist als Rechnung anzuerkennen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:
1. Der Unternehmer, der die Lieferungen oder sonstigen Leistungen ausführt (Empfänger der Gutschrift), muß zum gesonderten Ausweis der Steuer in einer Rechnung nach Abs. 1 berechtigt sein;
2. zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Gutschrift muß Einverständnis darüber bestehen, daß mit einer Gutschrift über die Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird;
3. die Gutschrift muß die im Abs. 1 geforderten Angaben enthalten. Die Abs. 3 bis 6 sind sinngemäß anzuwenden;
4. die Gutschrift muß dem Unternehmer, der die Lieferung oder sonstige Leistung bewirkt, zugeleitet worden sein.

Absätze 9 - 11 regeln Besonderheiten im Zusammenhang mit Fahrscheinen...

Welcher Beleg gilt als Rechnung, Übermittlung und Aufbewahrung....

(2) Als Rechnung im Sinne des Abs. 1 gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Hierunter fallen Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen und Frachtbriefe. Die nach Abs. 1 erforderlichen Angaben können auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird.

Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen erfüllt sind.

Stellt der Unternehmer Rechnungen gemäß Abs. 1 und Abs. 1a aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; das gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird. Auf die Durchschriften oder Abschriften ist § 132 Abs. 2 der Bundesabgabenordnung anwendbar. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen muss für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein.

Eine mittels Fernkopierer (Telefax) übermittelte Rechnung kann als eine vom leistenden Unternehmer ausgestellte Rechnung angesehen werden. (UStRL 2000 Rz 1564)

Zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer...

(12) Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen Steuerbetrag, den er nach diesem Bundesgesetz für den Umsatz nicht schuldet, gesondert ausgewiesen, so schuldet er diesen Betrag auf Grund der Rechnung, wenn er sie nicht gegenüber dem Abnehmer der Lieferung oder dem Empfänger der sonstigen Leistung entsprechend berichtigt. Im Falle der Berichtigung gilt § 16 Abs. 1 sinngemäß.
(dies trifft zB zu, wenn ein steuerbefreiter Kleinunternehmer in einer Rechnung fälschlicherweise Umsatzsteuer ausweist. Ab 2003 ist dies wegen des Erfordernisses der Angabe der eigenen UID nicht mehr möglich, da für Kleinunternehmer keine UID vergeben wird)

(13) Bei einer Minderung des Entgeltes ist eine Berichtigung der Rechnung im Sinne des Abs. 12 nur vorzunehmen, wenn sich das Entgelt wegen des Abzuges von Wechselvorzinsen vermindert hat.
(Eine Berichtigung auf Grund beispielsweise eines Mängelnachlasses, Uneinbringlichkeit, Skontoabzuges, etc ist daher nicht erforderlich)

(14) Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt oder nicht Unternehmer ist, schuldet diesen Betrag.
Achtung! In diesem Fall ist eine Berichtigung nicht möglich!

Für Rechnungen im EU-Binnenmarkt gelten besondere Bestimmungen...
(siehe dazu die umfassende Information des BMF -->, weiterführende Links)

Art. 11. Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen

(1) Führt der Unternehmer steuerfreie Lieferungen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 aus, so ist er zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, in denen er auf die Steuerfreiheit hinweist. Soweit Unternehmer Lieferungen im Sinne des Art. 3 Abs. 3 (nicht steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, zB an Private oder Kleinunternehmer, wenn die Lieferschwelle überschritten wird) und sonstige Leistungen im Sinne des Art. 3a Abs. 1 bis 4 und 6 im Inland ausführen, sind sie zur Ausstellung von Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Steuer verpflichtet. Der erste Satz gilt auch für Fahrzeuglieferer (Art. 2).

(2) Wird in Rechnungen über steuerfreie Lieferungen im Sinne des Art. 7 oder über sonstige Leistungen im Sinne des Art. 3a Abs. 1 bis 4 und 6 abgerechnet, so sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben. Das gilt nicht in den Fällen des Art. 1 Abs. 7 und des Art. 2. (Fahrzeugerwerb- und lieferungen)

(3) Rechnungen über die innergemeinschaftlichen Lieferungen von neuen Fahrzeugen an die nicht in Art. 1 Abs. 2 Z 2 genannten Erwerber müssen die in Art. 1 Abs. 8 und 9 bezeichneten Merkmale enthalten. Das gilt auch in den Fällen des Art. 2.

(4) Führt der Unternehmer Leistungen im Sinne des Art. 19 Abs. 1 Z 3 aus, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, ist in den Rechnungen auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen. Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung (§ 11 Abs. 1) findet keine Anwendung.

Weiterführende Links:

• Umsatzsteuer, Musterrechnung 2005
• Erhebung und Erstattung der Umsatzsteuer von ausländischen Unternehmern (www.bmf.gv.at)
• Informationsblatt zur UID-Nummer
• SWK-Artikel Heft 33 vom 20.11.2002 mit Beispiel-Grafiken (eingeschränkter Zugriff)

Steuerberatungsgesellschaft Fiebich & PartnerInnen, Graz - Eibiswald - www.fiebich.com, Stand 12/2002

Letzte Aktualisierung 16-Jan-2007