Haben Sie ein internes Kontrollsystem?
Sowohl das GmbH-Gesetz als auch das Aktiengesetz verlangen die Einrichtung eines internen Kontrollsystems, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Aber schon aus Ihrem eigenen Interesse heraus sollten sie auf dieses Instrument nicht verzichten.
Die
gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Kontrollsystems
(IKS) stützt sich auf die Tatsache, dass Delikte wie Veruntreuung, Betrug
und Unterschlagung durch Mitarbeiter stetig zunehmen.
Allein 1997 hat der daraus resultierende Schaden in Österreich rund 35,2
Milliarden Schilling ausgemacht. Die Zahl der Schadensfälle hat sich seit
1991 auf 780.000 fast verdoppelt!
Ein IKS soll den Unternehmer aber nicht nur vor Vergehen seiner Angestellten
schützen. Es kann auch ein allfälliges Verbesserungspotential der betrieblichen
Effizienz aufzeigen, Verlustquellen aufspüren und Rationalisierungen ermöglichen,
die zu einer Kostensenkung und Gewinnoptimierung führen.
Ziel des IKS ist es, Maßnahmen in der Organisation zu setzen, die
- das
Vermögen des Unternehmens sichern,
die betriebliche Effizienz steigern,
- die
Zuverlässigkeit des Rechnungs- und Berichtswesens gewährleisten und
- die Einhaltung der vorgeschriebenen Geschäftsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften sicherstellen.
Die
Überwachung des betrieblichen Geschehens, ist jedenfalls „Chefsache“
- also Angelegenheit des Managements. Das betrifft jedenfalls die Kontrolle,
ob geplante Ziele auch wirklich umgesetzt wurden (Soll-Ist-Vergleich)
und die organisatorischen Regelungen daher wirksam waren.
Die Struktur des IKS sollte sich in zwei Bereiche gliedern:
- Selbsttätige
Sicherung
Eine selbsttätige Sicherung kann schon durch eine neue Strukturierung der Unternehmensorganisation erreicht werden. Etwa durch Trennung von Funktionen, Regelung der Arbeitsabläufe oder Kontrollautomatik.
So sollte etwa die Genehmigung, Durchführung, Verbuchung und Kontrolle eines Geschäftes durch möglichst viele Personen erfolgen. Kleine Unternehmen stoßen hier natürlich an Grenzen, wenn sie nicht über entsprechende personelle Kapazitäten verfügen.
Aber schon mit ein wenig Hausverstand können Sie einiges erreichen: So sollten Sie etwa Ihren Buchhalter nicht gleichzeitig mit der Kassaführung beauftragen. Die selbsttätige Sicherung kann aber auch durch die Verwendung von Software mit geschützten Passwörtern, Formularen und Belegen, Schließ- und Sperrvorrichtungen erfolgen.
- Überwachung
durch Vorgesetzte und Beauftragte
Diese Überwachung erfolgt durch die Geschäftsführung, die interne Revision, den Aufsichtsrat oder Ihren Wirtschaftsprüfer.
Hohe
finanzielle Auswirkungen
Wenn Sie ein internes Kontrollsystem einrichten wollen, sollten Sie sich
zunächst auf jene Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren, die am anfälligsten
für Unregelmäßigkeiten sind. Dies betrifft vor allem die verwendbaren
und verwertbaren Güter, wie etwa Geld oder Warenvorräte.
In Ihr Kontrollsystem sollten Sie unbedingt alle betrieblichen Funktionsbereiche,
von Beschaffung, Produktion, Absatz, Finanzierung und dem Rechnungswesen
bis zum Berichtswesen mit einbeziehen. Überall dort, wo Sie sich hohe
finanzielle Auswirkungen erwarten, sollten Sie Kontrollen einrichten.
Idealerweise werden diese Kontrollen in den Unternehmensprozess eingegliedert.
Fehler können so rasch erkannt und korrigiert werden. Auf diese Art werden
Kontrollen zu gewohnten Automatismen und werden von Ihren Mitarbeitern
nicht als Misstrauen der Geschäftsleitung angesehen.
Bei der Einrichtung eines internen Kontrollsystems sind wir Ihnen jedenfalls
gerne behilflich.
